Beslissingsbevoegdheden aan de afdelingshoofden van het ILVO

Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, artikel 87, § 1, gewijzigd bij de bijzondere wet van 16 juli 1993;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek van 9 december 2005;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 oktober 2015 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen, in het bijzonder het artikel 20, 21 en 24;
Gelet op het Besluit van de administrateur-generaal van het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek (ILVO) van 17.08.2016 tot vaststelling van de organisatiestructuur van het intern verzelfstandigd agentschap Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek;
Inhoudstafel
HOOFDSTUK I. - Algemene Bepalingen.
HOOFDSTUK II. - Delegaties van algemene aard.
HOOFDSTUK III. - Specifieke delegaties.
HOOFDSTUK IV. - Subdelegaties en regeling bij vervanging
HOOFDSTUK V. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling
HOOFDSTUK I. - Algemene Bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek, hierna het ILVO.
Art. 2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° het ILVO: het intern verzelfstandigd agentschap Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 9 december 2005;
2° de administrateur-generaal: het personeelslid dat belast is met de algemene leiding, de werking en de vertegenwoordiging van het intern verzelfstandigd agentschap;
3° afdeling: de afdeling Plant, de afdeling Dier, de afdeling Technologie en Voeding, de afdeling Landbouw en Maatschappij, ieder geleid door een afdelingshoofd;
4° afdelingshoofd: het personeelslid dat belast is met de leiding en werking van een afdeling, zoals vermeld in het besluit van de administrateur-generaal van 17.08.2016 houdende vaststelling van de organisatiestructuur van het intern verzelfstandigd agentschap Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek;
5° het besluit: het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 oktober 2015 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen.
Art. 3. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van het ILVO behoren en met behoud van de bevoegdheden voortvloeiend uit de rechtspositieregeling van het personeel.
De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden zijn niet van toepassing voor aangelegenheden die het belang van één afdeling overschrijden.
De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen.
Art. 4. Ingeval het gebruik van de delegaties die krachtens dit besluit worden verleend, gepaard gaat met het gunnen van een overheidsopdracht, gelden de bepalingen van hoofdstuk 3 en 4 van dit besluit.
Art. 5. De bedragen vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting op de toegevoegde waarde.
Art. 6. De afdelingshoofden nemen steeds de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de hen verleende delegaties.
HOOFDSTUK II. - Delegaties van algemene aard
Art. 7. Het afdelingshoofd heeft delegatie om alle handelingen te stellen met betrekking tot het dagelijks bestuur en het goed functioneren van de afdeling binnen de door de administrateur-generaal en de directieraad uitgestippelde beleidslijnen en met inachtneming van de algemene bepalingen van dit besluit (zie hoofdstuk I).
Art. 8. De afdelingshoofden worden voor de activiteiten van hun afdelingen gemachtigd om binnen de perken van de uitvoerende opdracht de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest te vertegenwoordigen in federale, Europese en internationale instellingen en organen, alsmede in technische comités en werkgroepen over externe aangelegenheden als het gaat om de dagelijkse administratieve vertegenwoordiging.
HOOFDSTUK III. - Specifieke delegaties
Afdeling 1. - Delegatie inzake briefwisseling
Art. 9. § 1 De afdelingshoofden hebben met betrekking tot hun afdeling delegatie voor:
1° het antwoorden op vragen vanuit het kabinet, uitgezonderd de vragen die van strategische aard zijn of de afdeling overschrijden;
2° het ondertekenen van alle briefwisseling die het dagelijks bestuur van de afdeling betreft, met behoud van de toepassing van de bijzondere regeling die geldt voor antwoorden op brieven van het Rekenhof over de door het Rekenhof geformuleerde opmerkingen, en met uitzondering van adviesaanvragen aan de Inspectie van Financiën;
3° gewone en aangetekende zendingen geadresseerd aan de afdeling in ontvangst nemen, met uitzondering van dagvaardingen, betekend aan de Vlaamse Overheid;
4° het nemen van beslissingen aangaande aanvragen tot openbaarmaking gericht aan de afdeling op basis van het Vlaams Bestuursdecreet van 7 december 2018;
§ 2
In afwijking van § 1 worden de volgende categorieën van brief - en informatiewisseling, alvorens aan de bestemmeling te worden verzonden, door de administrateur-generaal ondertekend:
1° antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties, actuele en schriftelijke parlementaire vragen;
2° het antwoorden op vragen vanuit het kabinet voor zover ze van strategische aard zijn of een afdeling overschrijden;
3° briefwisseling van strategisch beleidsmatige aard, met inbegrip van de in artikel 9, § 1, 5°, bedoelde beslissingen over aanvragen tot openbaarmaking voor zover het voorwerp van de aanvraag een dossier betreft met hoog maatschappelijk belang;
4° briefwisseling aan de Raad van State, de Raad voor Vergunningenbetwistingen, de Inspectie van Financiën en het Rekenhof.
Art. 10. De administrateur-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken:
1° bepaalde categorieën van briefwisseling aan zijn voorafgaand visum of handtekening te onderwerpen;
2° briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn voorafgaand visum of handtekening te onderwerpen.
Afdeling 2. - Delegatie voor overheidsopdrachten
Art. 11. Het afdelingshoofd heeft delegatie om overheidsopdrachten, prijsvragen en raamovereenkomsten te plaatsen tot maximaal het laagste drempelbedrag voor advies van de Inspectie van Financiën, vastgelegd in de Vlaamse Codex van Financiën, per opdracht.
Voor de toepassing van het eerste lid heeft het grensbedrag betrekking op:
1° de geraamde waarde van de opdracht voor:
a) Alle voorbereidende beslissingen, waaronder minstens de principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht, de keuze van de gunningsprocedure, de goedkeuring van de opdrachtdocumenten en de selectiebeslissing;
b) De beslissing tot niet-plaatsing
2° het goed te keuren offertebedrag voor de gunningsbeslissing.
Art. 12. Indien het afdelingshoofd voor een bepaalde overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst delegatie heeft om de gunningsbeslissing te nemen, heeft dit afdelingshoofd ook delegatie om de beslissingen te nemen over de uitvoering van die overheidsopdracht, prijsvraag of raamovereenkomst. Voor beslissingen met een bijkomende financiële weerslag geldt de delegatie alleen binnen het voorwerp van de opdracht en tot een gezamenlijke maximale financiële weerslag van 15% van het oorspronkelijk opdrachtbedrag.
HOOFDSTUK IV. - Subdelegaties en regeling bij vervanging
Art. 13. Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie kunnen de afdelingshoofden na akkoord van de administrateur-generaal een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder delegeren aan personeelsleden die onder hun hiërarchisch gezag vallen, tot op het meest functionele niveau.
De delegaties worden vastgelegd in een besluit van het afdelingshoofd. De administrateur-generaal en het hoofd van de personeelsdienst worden hiervan onmiddellijk op de hoogte gebracht en ontvangen een afschrift van dit delegatiebesluit.
Art. 14. § 1 De aan de afdelingshoofden verleende delegaties gelden ook voor het personeelslid dat vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. De vervanging dient aan de administrateur-generaal gemeld te worden.
Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van een afdelingshoofd plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn/haar graad en zijn/haar handtekening, de formule `voor het afdelingshoofd, afwezig'.
§ 2 De administrateur-generaal kan steeds een personeelslid aanduiden om de bevoegdheden die bij dit besluit zijn gedelegeerd aan het afdelingshoofd uit te oefenen in het geval het afdelingshoofd zelf geen vervanger heeft aangeduid.
HOOFDSTUK V. - Gebruik van de delegaties en verantwoording.
Art. 15. De personeelsleden aan wie met toepassing van artikel 13 en 14 beslissingsbevoegdheden zijn gedelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art. 16. Het afdelingshoofd organiseert het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een passende wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Het afdelingshoofd is ten aanzien van de administrateur-generaal verantwoordelijk voor het verantwoord gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor het afdelingshoofd de beslissingsbevoegdheid delegeert aan andere personeelsleden.
Over het gebruik van de bevoegdheden rapporteert het afdelingshoofd op geregelde tijdstippen tijdens de Directieraad.
HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling
Art. 17. De regeling opgenomen in het besluit van de administrateur-generaal van 16 november 2006 wordt opgeheven met ingang van 1 maart 2020.
Dit besluit treedt in werking op 1 maart 2020.
Merelbeke, 4 februari 2020.
De administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek,
J. RELAES